用設計思考做出精準簡報

作者:前台灣微軟資深業務應用經理Steve 蘇書平

做簡報常遇到的問題是無法和聽眾對焦對頻,最大的原因就是沒辦法正確地針對客戶或老闆的痛點,提出正確的企劃提案,所以在這和大家分享如何利用國外目前最流行的Design Thinking設計思考方式,讓你可以透過更有系統、更有結構的思考邏輯,快速設計你的簡報架構。(延伸學習:從零到一,打造秒懂的視覺化簡報

WHO?

做任何簡報的第一個秘訣就是保持同理心,你必須用客戶、同事或老闆懂的語言並善用簡報工具和他作對話與溝通,所以你必須很清楚的知道你的Who是誰

WHY?

製作簡報的第二個秘訣就是針對你要簡報的對象Who,蒐集對他作決策評估或採購評估有幫助的情報和素材,這個階段我們要了解的是Why也是就是他真正的問題是什麼

WHAT?

透過這樣的方式才能真正找出我們要溝通的對象,為何要採用你的企劃簡報提案的What動機也是就是目的。接下來你再透過更有結構的方式,重新排列和分類組合你所蒐集到的這些資訊,讓這些資訊最後變成對你的受眾有價值的知識;並作出你所希望的行動。

每一次的簡報都是為了找出這次簡報會議所要傳達的主要訊息What,也就是你的簡報目的。也許你的簡報目的是為了約到他的老闆,也許你的簡報目的是為了拿到訂單,不管你的目的為何。(延伸學習:談判大師劉必榮|教你輕鬆成為「商戰談判」贏家

內容模組化

製作簡報的過程其實就是一種創造價值的過程,在這過程中你必須透過反覆的創意發想與概念修正,才能做出聽眾真正願意買你單的企劃簡報。尤其如果你的工作是從事業務行銷或管理工作,這樣的思考訓練過程對你會非常有幫助,你可以透過這樣的方式讓你的溝通更有效率,當你的簡報開始打下第一次的灘頭堡訂單或說服你的老闆,就表示這份簡報可以開始重複使用了。

我過去都是用這樣的方式不斷的修正我的簡報,如果這份簡報可以成功打動客戶或經銷商或主管,我就會把它變成我的簡報模組之一,以後如果有類似的銷售情境或內部企業會議情境,我就可以用這份簡報模組像樂高積木快速拼組出一份企業提案簡報,當你的簡報樂高模組累積的越多,你就擁有很多組屬於你自己簡報風格的樂高積木系列,這時你可以用最短的工作時間,組合出屬於不同受眾的簡報,或者針對同一群受眾有不同時間長度版本的簡報。

如果把剛才的簡報思考流程再用國外最流行的Design Thinking設計思考去重新了解,簡報的過程就是在簡報前先了解你要溝通對象的痛點,並針對這些痛點找出溝通對象的內部和外部採用動機,最後就是針對他們的問題和痛點用同理心的方式提出你的價值。

簡報的目的就是找出痛點和創造價值讓對方採取行動。

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作者: YOTTA

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