5個方法,練出你的現場簡報力

作者:前台灣微軟資深業務應用經理 Steve 蘇書平

最近不少朋友問我,你的簡報和邏輯是如何訓練的?我在2009年之後分別加入了國際知名軟體公司 VMware 和 Microsoft 微軟,這兩份外商工作讓我開始有了大量機會做簡報,這八年最多可能一年需要講超過兩百場以上的簡報,包含了飯店、經銷商及企業研討會,所以我必須開始大量練習如何把同一個產品,在一年內用不同的簡報方式、在不同的場合和客戶說明。(延伸學習:從零到一,打造秒懂的視覺化簡報

在這麼多的簡報經驗,最特別的經驗就是飯店簡報,飯店簡報完全不同於一般在客戶端會議室的簡報,由於飯店和會議中心的現場光環比較複雜,另外場地可能非常大,有狹長型的也有寬廣型的,最大參加人數可能單一大廳容納人數就可以高達七百人以上,你很難看到台下觀眾的所有眼神,而且參加的對象非常的多元化,有時可能也會包含來自你自己公司或其他國家了老闆、總經已等,這對台上的講者難度非常高。簡報配色、字型大小、上台簡報的臺風語調,都需要到了現場根據狀況緊急調整。而且如果你講得不好,可能馬上就會失去很多的商業機會,甚至是在業界的評價。加上有時簡報時間是早上,你會發其他講者的精神狀況都不是太好,所以簡報者的專注力也變成現場簡報變數之一。

真正的簡報絕對不是只注重簡報美學和簡報設計架構,如果臨場你無法把簡報系統地呈現給聽眾,那這就是一場失敗的簡報。

加上我們在職場上都會換工作,如果你是從事銷售行銷的工作,你有可能會換客戶或換市場,如果你在一家公司待了一段時間你也會往上晉升,這時候你的簡報對象可能會是總經理或國外老闆,甚至還需要用英文簡報,所以隨著不同的工作年資和經驗,你所要面對的簡報對象都會不一樣,所以隨時訓練自己換位簡報思考很重要,這邊總結幾個我過去自我練習的方式:

五個練習簡報的訣竅

練習一:不同長度簡報

同樣的產品或企劃簡報,訓練自己可以針對同一個主題有不同時間長短的簡報內容,例如有十分鐘版、三十分鐘版、一小時版甚至更長是一整天的版本。

練習二:不同職級簡報

同樣的業務產品銷售或企劃簡報,可以針對不同產業或不同階級的客戶或主管有不同的簡報方式,例如副總級以上的、經理級以上的或專案承辦人員,高階主管比較重視執行結果和重點,基層人員則會比較重視執行細節。

練習三:不同場地簡報

如果是研討會簡報的訓練,可以先從較小場的十幾人場次開始,等慢慢熟練小型研討會的簡報軟硬體設施,再開始慢慢挑戰中大型研討會的場地與聽眾人數。

練習四:白板即興簡報

可以訓練不要用簡報對客戶或老闆做簡報,例如你可以利用美國很流行的白板簡報方式,也就是通常客戶的會議室或高階主管私人辦公室都會有白板和白板筆,你可以利用開放式問題對客戶提出問題與討論,然後再把你的解決方案和客戶的問題,直接用不同顏色的白板筆畫出來,例如客戶的問題用紅色筆來表示,你的產品或解決方案用藍色來表示,產品的好處用綠色來表示,透過這樣的方式來和客戶做簡報也是不錯的方式,這也是一種很另類的互動式簡報,最後還可以把你們互動的過程用手機拍下來,當作是會議記錄的參考。(延伸學習:談判大師劉必榮|教你輕鬆成為「商戰談判」贏家

練習五:時間場景簡報

不同時段的簡報方式也會有所不同,有早餐會簡報、午餐會報,下午研討會或者是晚上的高階策略會議,甚至是企業很流行的outside meeting戶外會議,在不同時間聽眾的專注力都是不同的,例如下午簡報因為剛吃完中飯,專注力都會比較差一點,簡報的前段儘量不要太枯燥,且語調不宜過於太平淡,晚上的簡報大家都想趕快結束回家,所以簡報要盡量講重點然後趕快進入用餐討論,不然大家會沒有耐心聽台上的講者講完所有的簡報內容。(延伸學習:不用開口,就讓你擁有人際好感|除了說,我還能怎麼做?

透過這五種不同類型和情境的簡報練習,你的簡報和溝通表達能力就會越來越好,而且臨場反應也會提升。

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作者: YOTTA

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